Les fiches techniques juridiques


FICHE B 1.2

avril 2017

B. Aides au diagnostic

 

Conseil en ressources humaines pour les TPE et PME

Objectifs

Il s’agit d’aider les PME à faire face aux questions qu’elles posent en matière de GRH et aux problèmes auxquels elles sont confrontées en leur permettant de financer une prestation de conseil externe pour rechercher des solutions directement opérationnelles. L’objectif est de les outiller dans le cadre d’une démarche globale sollicitant une expertise et en associant les salariés dans la phase de diagnostic et/ou de co-construction de solutions.

La prestation de conseil consiste en un accompagnement personnalisé pour répondre à leurs besoins en matière de gestion des ressources humaines et pour les encourager à adapter leurs pratiques à leurs besoins.

Elle doit aussi permettre la sécurisation des parcours professionnels des salariés et leur promotion ainsi que la structuration et la professionnalisation de la fonction RH ou la mutualisation de certaines compétences avec d’autres entreprises. Elle vise également à induire un changement au sein de l’entreprise se concrétisant par des actions relatives à des aides à la décision pour sa stratégie, son organisation, sa GRH en faveur de la consolidation de l’emploi.

Ainsi les objectifs de la prestation de conseil sont :

  • d’aider l’entreprise à repérer les axes d’amélioration de sa gestion des ressources humaines en lien avec sa stratégie et son développement économique ;
  • de co-construire des outils et un plan d’actions partagé par les acteurs de l’entreprise (direction, salariés et leurs représentants) sur des thématiques spécifiques identifiées avec l’entreprise ;
  • d’accompagner la mise en œuvre des actions en rendant l’entreprise autonome et en lui permettant l’appropriation des outils mis à sa disposition.

Elle peut concerner une ou plusieurs entreprises. Le recours au prestataire est demandé par l'employeur ou proposé par la Direccte.

Bénéficiaires

Les PME de moins de 300 salariés n’appartenant pas à un groupe de 300 salariés ou plus.

En priorité, les PME dépourvues de direction ou de service en charge des ressources humaines ou de moyens financiers suffisants ; plus particulièrement les PME de moins de 50 salariés et les TPE de moins de 10 salariés où les questions relatives au recrutement et à la GRH posent le plus de difficultés.

L’accompagnement peut concerner un ou plusieurs salariés occupant une fonction de direction, ou ayant des responsabilités en matière de RH : organisation et management, GRH, analyse et anticipation des besoins en emplois et en compétences. Il peut s'agir du chef d’entreprise (y compris non salarié) dans une PME de moins de 50 salariés.

Aide et financement de la prestation

L'aide de l'Etat (et le cas échéant du FSE) peut aller jusqu'à 50% du coût des services de conseil fournis par le prestataire externe.
Sont exclus  : les salaires des salariés en formation, les frais de déplacement, les frais d’hébergement. Les coûts internes sont à la charge de l’entreprise.

L'aide est plafonnée à 15 000€ HT par entreprise pour un accompagnement individuel.

Pour un collectif d’entreprises, le coût maximum de la part Etat est plafonné à 15 000 € HT du montant total de l’accompagnement, quel que soit le nombre d’entreprises concernées.

Des cofinancements peuvent être recherchés afin de diminuer le reste à charge pour l’entreprise, en particulier dans le cadre de conventions de partenariat conclues par l'Etat au plan national ou territorial avec des OPCA, des organisations (inter)professionnelles ou consulaires, etc...

Ce reste à charge doit être limité : de 30% à 50% pour un accompagnement individuel, selon l'effectif de l’entreprise et la durée de l’intervention. Dans le cas d’un accompagnement collectif, il doit être réparti entre les entreprises à hauteur de 10% à 20%.

Les projets éligibles

Les projets doivent répondre aux critères décrits dans le cahier des charges de la prestation. Ils doivent contribuer à améliorer la qualité des emplois et la politique de RH. 

L'intervention du prestataire ne peut se traduire par une simple mise aux normes règlementaires des entreprises, ni par le financement des coûts pédagogiques et salariaux afférents à des actions de formation.

Elle doit répondre aux besoins de la PME/TPE dans les domaines suivants :

  • Intégration des ressources humaines dans la stratégie globale de l’entreprise :

- identification et levée des freins à la décision d’embauche/ évaluation des « risques » RH ;
- identification du potentiel de création d’emploi et de pérennisation des contrats de travail ; 
- appui au processus de recrutement (définition des profils de poste, coût du recrutement, conduite de l’entretien de recrutement…) ;
- accompagnement des changements organisationnels (process, équipements) sur le volet emploi/compétences ;
- compréhension des coûts liés aux perturbations et régulations RH non maîtrisées (absentéisme..) ;
- conditions d’intégration des nouveaux arrivants ;
- autodiagnostic de la situation de l’entreprise en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ;
- élaboration d’un plan de développement des compétences des salariés et construction de parcours professionnels (évolution, fidélisation, attractivité) ;
- processus d’élaboration du plan de formation et recherche d’optimisation du plan ;
- gestion des âges et transmission des compétences ;
- rôle que peut tenir chaque acteur de l’entreprise dans la mise en œuvre d’un plan de gestion active des ressources humaines et élaboration d’une stratégie RH.

  • Professionnalisation de la fonction RH :

- professionnalisation du dirigeant en matière RH et en management ;
- mise en place de tiers employeur dans le cadre d’un collectif d’entreprises (par exemple groupements d’employeur) ;
- sensibilisation aux relations sociales, notamment lors de passage des seuils sociaux ;
- repérage des appuis disponibles sur le territoire pour l’entreprise.

L'intervention du prestataire

L'intervention peut concerner une entreprise ou plusieurs entreprises (voir plus bas). Il peut s'agir d'un diagnostic-action de courte durée et/ou d'un accompagnement approfondi.

  • Diagnostic action de courte durée

Sa durée est au maximum de 10 jours.

Il comprend, selon la situation, une ou une demi-journée pour réaliser un court diagnostic individuel et personnalisé de l’entreprise visant à recueillir ses besoins et identifier la problématique RH (difficulté à recruter et à identifier les besoins de compétences, turn-over, tensions au sein des équipes par exemple), les leviers d’action en vue de la préparation du plan d’action et de la co-construction de solutions.

L’objectif est de proposer à l’entreprise un plan d’actions opérationnel et immédiatement mobilisable, en lien avec tous les acteurs de l’entreprise (direction/salariés).

  • Prestation approfondie

Sa durée est au maximum de 20 jours.

Elle doit permettre d’approfondir l’accompagnement RH sur des thèmes spécifiques et sous forme modulaire lorsque la problématique de l’entreprise est complexe ou lorsque le diagnostic est déjà connu.

L’accompagnement comporte des actions spécifiques relatives à la mise en œuvre du plan de gestion des ressources humaines de l’entreprise ou du collectif d’entreprises.


Durée totale de la prestation
Le diagnostic-action de courte durée et la prestation approfondie peuvent être complémentaires ou dissociables.

Le nombre total de jours de conseil est fixé par la Direccte, en lien avec l’entreprise et sur proposition du consultant, selon la taille de l’entreprise, la complexité de son organisation, des métiers et de ses enjeux spécifiques. Au maximum : 30 jours au total pour une même entreprise ou pour un collectif d’entreprises.

Les journées d’intervention peuvent être échelonnées dans le temps sans dépasser une durée totale d’accompagnement de 12 mois pour une même entreprise.

Interventions collectives

Afin de mutualiser des moyens et le cas échéant de contribuer à la structuration d’un réseau, d’un secteur ou d’une filière, l'intervention du prestataire peut être collective ; c'est à dire inter-entreprises (au moins 4 PME/TPE d'une même région et au maximum une douzaine de participants).
Ces entreprises peuvent être issues d’une même branche ou d’une même filière, d’un même territoire ou partageant des problématiques communes ou connexes (mutualisation de compétences, meilleure visibilité pour renforcer son attractivité, coordination des entreprises pour accéder à de nouveaux marchés, etc).

Cette modalité permet d’organiser les échanges entre les entreprises accompagnées et de favoriser l’échange de bonnes pratiques et d’installer ces coopérations dans la durée.

La prestation approfondie peut prévoir un appui méthodologique pour créer un groupement d’employeurs permettant aux PME de mutualiser les recrutements ou de mettre en place une fonction RH à temps partagé. 

Un accompagnement collectif peut nécessiter ensuite une prestation individuelle pour la mise en œuvre des actions par exemple.

Procédures

L'entreprise intéressée doit adresser une demande à la Direccte, exposant les motivations de son projet, en indiquant le nom du prestataire choisi sur une liste de prestataires référencés par l'ARACT.
Consultez la liste de Nouvelle-Aquitaine.

Elle doit également indiquer le nom et la taille de l’entreprise, une description prévisionnelle du projet et ses dates de début et de fin, sa localisation, le montant prévisionnel des coûts et de la subvention Etat et le montant du financement public estimé nécessaire.

Conventionnement
Une fois le projet accepté, une convention doit être conclue entre la Direccte, l’entreprise (ou chaque entreprise d'un projet collectif) et le prestataire. Elle détermine les conditions d’intervention du prestataire, l’engagement de l’entreprise ou du collectif d’entreprises, les axes thématiques retenus, la durée et le coût de l’accompagnement, le montant de la participation financière de l’Etat et les modalités de versement de la subvention.

Versement de l'aide :
L’aide de l’Etat est versée, sur justificatifs, en deux ou trois fois à l’entreprise ou à l’organisme porteur d'un projet collectif : au maximum 30% en début de projet, un éventuel paiement intermédiaire de 30% et le solde après réalisation du projet, sur présentation et acceptation par l’Etat d’un compte rendu final quantitatif et financier et d’un document indiquant les préconisations et le plan d’actions co-construit avec l’entreprise.

L’entreprise doit s’acquitter directement du reste à charge du coût de la prestation auprès du consultant.

Référencement des prestataires

Les prestataires désirant être référencés doivent fournir un dossier de candidature à la Direccte, s'engager à respecter le cahier des charges et satisfaire à certaines conditions :
- avoir une durée d’existence d’au moins 3 ans ;
- recourir à des intervenants ayant une expérience d’au moins 2 ans dans le conseil ou l’accompagnement des petites entreprises ;
- ne pas sous-traiter la prestation à un organisme tiers ; ils peuvent toutefois co-concevoir et coanimer avec un autre prestataire, dès lors qu’ils ne réuniraient pas toutes les compétences techniques nécessaires ;
- être en mesure sur le plan humain et matériel d’organiser et de mener un appui individuel et collectif d’entreprises ;
- préciser son champ territorial d’intervention et disposer de moyens effectifs pour le couvrir ;
- s’engager à participer à des groupes de travail et à des comités techniques de suivi du dispositif.

Les OPCA, les chambres consulaires et les experts comptables ne peuvent pas être prestataires, y compris s'ils assurent le cofinancement de l'intervention.

Contacts

Unités Départementales de la Direccte : 
Charente : alpc-ud16.direction@direccte.gouv.fr (05 45 66 68 68), Charente-Marit. : elodie.glandier@direccte.gouv.fr (05 46 50 86 54), 
Deux-Sèvres : alpc-ud79.direction@direccte.gouv.fr (05 49 79 93 55), Vienne : poitou-ut86.pole3e@direccte.gouv.fr (05 49 56 10 10).

Texte de référence

Circulaire n°2016/66 du 8 mars 2016