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FAQ : fiche Qualité des formations

Q/R fiches techniques juridiques

Retrouvez les questions/réponses liées à la fiche technique juridique «Qualité des formations» classées par thèmes

Principes généraux

Qualité des formations : les obligations portent-elles sur les organismes ou sur chaque action ?

​Le référencement par les financeurs et le respect des critères Qualité visent les organismes de formation et leur capacité à répondre aux exigences du décret. Il conditionne le financement de chaque action selon les règles du marché et/ou de prise en charge applicables.

Ainsi les éléments de preuve, par exemple à enregistrer pour certains financeurs dans Datadock, ne sont pas à fournir action par action, sauf demande particulière du financeur. Pour des actions collectives, d'autres justificatifs peuvent être demandés dans le cadre du marché ou de l'appel à projets.

En cas de contrôle, le financeur pourra être amené à vérifier pour une ou plusieurs actions si ce que l'organisme de formation a annoncé pouvoir faire (éléments de preuves dans Datadock) a réellement été fait pour la ou les actions contrôlées.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : les entreprises sont-elles soumises à l'obligation ?

​Les entreprises qui forment elles-mêmes leurs salariés et celles qui ne recourent à aucun financement public ou paritaire (OPCA) pour financer leurs formations, y compris en faisant appel à un prestataire externe, ne sont pas soumises au décret Qualité.

La DGEFP leur recommande toutefois de s'en inspirer.

Mais dès qu'un employeur sollicite une prise en charge, le prestataire est soumis au décret. Celui-ci peut être l'entreprise si celle-ci est dotée d'un numéro de déclaration d'activité pour assurer la formation de salariés d'une filiale ou d'autres entreprises.

Source : ARFTLV/Datadock - 9/01/17

Qualité des formations : ​Un formateur indépendant agréé est-il soumis aux mêmes critères ?

Tout formateur possédant un numéro de déclaration d'activité est soumis aux mêmes règles et obligations que tout organisme de formation. Et donc aussi, le cas échéant, aux indicateurs et éléments de preuve attendus dans Datadock si le(s) financeur(s) de ses actions adhère(nt) à Datadock.

Source : ARFTLV - Janvier 2017

Qualité des formations : les centres de bilan sont-ils concernés ?

​Oui comme tout autre organisme organisant des actions de formation (au sens du code du travail) avec un financement public ou paritaire.
Ceux dont les prestations peuvent être financées par un membre de Datadock (Opca, Opacif...) doivent déposer leurs élements de preuve dans l'outil, sauf procédure alternative proposée par leur(s) financeur(s).

Source : ARFTLV 14/02/17

Qualité des formations : Un organisme ayant plusieurs établissements est-il soumis au décret pour chacun d'eux ?

​Le décret Qualité concerne chaque organisme ayant un numéro de déclaration d'activité.

Donc si dans un même groupe, certains centres ont une identifité juridique différente avec des numéros de déclaration d'activité auprès de la Direccte distincts, il y a lieu de faire les démarches Qualité pour chacun d'eux. Par exemple, déposer les éléments de preuve dans Datadock.

A l'inverse, au sein d'un groupe ou d'une université, il n'est pas possible de découper l'activité si l'ensemble des établissements a un même numéro de déclaration d'activité (DA). Ainsi dans Datadock, il n'est à ce jour pas possible de faire une déclaration par numéro SIRET si le numéro DA est commun.

Les établissements de formation initiale non financés sur des fonds de la formation continue (via un Opca par exemple) ne sont pas concernés par le décret.

Source : ARFTLV/OPCA - 03/04/17

Qualité des formations : les organismes sous-traitants sont-ils concernés ?

​Les organismes sous-traitants​ sont indirectement concernés. C'est l'organisme donneur d'ordre qui doit justifier de la qualité des formations pour lesquelles il a obtenu ou demande un financement public ou paritaire (OPCA). 

Aussi les contrats de sous-traitance devront comporter tous les éléments utiles apportant cette garantie au donneur d'ordre.

Pour les sous-traitants avec lesquels un contrat a déjà été signé (convention annuelle par exemple), un avenant est à envisager.

Cela suppose de la part des financeurs et des organismes de formation une vigilance accrue sur les moyens et les modalités mobilisés de mise en œuvre.

Source : ARFTLV - Q/R DGEFP Janvier 2016

Qualité des formations : Qui doit satisfaire aux critères pour la réponse à un appel à projets associant plusieurs OF ?

​C'est au mandataire porteur du projet collectif de vérifier que les OF avec lesquels il travaille respectent les critères qualité. S'il s'agit de co-traitants, il doit s'assurer que ceux-ci sont référencés par le financeur (le référencement d'un sous-traitant n'est pas nécessaire).

Voir cependant les clauses du marché ou de l'appel à projets et la procédure Qualité arrêtée par l'émetteur de l'appel à candidatures.

Source : ARFTLV - 15/02/17

Qualité des formations : En cas d'activité en portage salarial qui doit faire les démarches Qualité ?

​C'est au prestataire de formation de satisfaire aux obligations Qualité. Si la société de portage est déclarée comme organisme de formation, elle doit répondre à ces obligations puisqu'elle est signataire des contrats et conventions de formation.
 
La mise en oeuvre des critères Qualité devrait ainsi se faire au travers du contrat liant le formateur et l'entreprise de portage (contrat de travail ou contrat commercial de prestation de portage salarial). La société devra ainsi être référencée auprès des financeurs, et le cas échéant déposer les éléments de preuves dans Datadock.
 
A noter que si le formateur est personnellement déclaré comme prestataire de formation, il devient responsable de ses contrats et conventions de formation et ne peut plus être en situation de portage salarial.

Source : DGEFP Réponse écrite - 16/02/17

Qualité des formations : les CFA sont-ils concernés ?

​Sont concernés les centres de formation qui perçoivent des fonds publics ou paritaires de la formation professionnelle continue. La loi prévoit que les OPCA peuvent décider d'octroyer des financements aux Centres de formation d'apprentis. Dans ce cas, ils sont concernés par le décret Qualité.

Source : Agefos-PME/Cosntructys/Uniformation - 13/02/17

Datadock : généralités et contrôle

Qualité des formations : l'enregistrement dans Datadock est-il obligatoire ?

​Cette procédure est obligatoire pour toutes les actions de formation dont une prise en charge est demandée auprès de l'un des membres de Datadock : Opca et autres financeurs.

Certains peuvent cependant proposer une procédure alternative (ex le Fongecif NA).

Attention tous les OPCA et OPACIF ne sont pas membres (voir la liste sur le site Datadock).

Source : ARFTLV/Datadock 9/02/17

Qualité des formations : quels sont les financeurs qui s'appuient sur Datadock ?

Les financeurs ont le choix de la méthode d'évaluation de la capacité des OF à dispenser une formation de qualité. Certains ont choisi de s'accorder sur une procédure commune de dépôt d'éléments de preuve dans l'outil Datadock.

Il est donc important pour un organisme de formation de repérer si le(s) financeur(s) de ses actions exigent le dépôt d'éléments de preuves sur Datadock. Consulter la liste de ces financeurs.

Attention, il est conseillé de contacter son ou ses financeurs, en particulier s'il n'est pas ou s'ils ne sont pas sur cette liste pour connaître la procédure à suivre.
Source : ARFTLV 9/02/17


Qualité des formations : Qui contacter en cas de problème ou question sur Datadock ?

​Selon le type de problème rencontré ou de question, l'interlocuteur est différent :

- pour une question technique lié au fonctionnement du site Datadock, une hotline nationale est accessible au : 09 77 40 55 20
- pour une question sur les indicateurs, les preuves à déposer ou sur le référencement, il faut contacter son ou ses financeurs (OPCA...)
- pour une question générale sur la réglementation Qualité, vous pouvez contacter l'ARFTLV : 05 49 50 36 38
- pour une question sur les labels et certifications Qualité, contacter les organismes qui les délivrent (voir notre fiche technique).

Source : ARFTLV - 09/02/17

Qualité des formations : Que se passe-t-il pour les financeurs qui n'ont pas rejoint Datadock ?

​Certains financeurs (OPCA, FAF de non salariés...) n'ont pas choisi ou n'ont pas encore décidé de s'appuyer sur Datadock. Les organismes de formation dont les actions peuvent être financées par ces financeurs doivent les contacter pour connaître leur procédure de référencement Qualité.
Voir aussi nos questions/Réponses dans la rubrique "Principes généraux".

Source : ARFTLV - 14/02/17

Qualité des formations : Avoir une certification/Label figurant sur la liste du Cnefop dispense-t-il de l'enregistrement sur Datadock ?

​Non, la démarche d'enregistrement est allégée (pas de téléchargement des preuves), mais pour être référencé par un financeur adhérent à Datadock, c'est un passage obligé (sauf procédure alternative prévue par un membre tel que le Fongecif NA).

Source : ARFTLV/Agefos-PME-Constructys-Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Y-a-t-il une procédure transitoire si on est en cours de certification Cnefop ?

​Non, aucune disposition transitoire n'est prévue à compter du 1er juillet 2017 pour les organismes engagés dans une démarche de certification Cnefop. Pour la procédure d'enregistrement dans Datadock, soit l'organisme est certifié, soit il ne l'est pas.

De même, il n'y a pas de possibilité de financement différé de l'action de formation, le temps que la certification aille à son terme.

Source : Fongecif NA  - 31/03/17

Qualité des formations : ​En quoi consiste la "démarche allégée" pour les OF disposant d'un label Cnefop ?

La mission du CNEFOP est d’inscrire sur une liste rendue publique, les certifications et les labels qualité pour lesquels il a validé la conformité aux critères qualité : il existe des labels généralistes accessibles à tous les prestataires de formation et d'autres spécifiques à certains réseaux (voir liste dans notre fiche technique​).

Le circuit classique d'enregistrement sur Datadock impose le parcours suivant à l’organisme de formation : inscription, description des indicateurs, téléchargement des éléments de preuve liés aux indicateurs.

Tout organisme détenteur d’une certification ou d’un label généraliste ou spécialisé reconnu par le CNEFOP, bénéficie d’une procédure d’enregistrement allégée, mais il n'est pas exonéré d'enregistrement sur Datadock, ni de référencement par les financeurs :
Il doit télécharger son attestation de certification ou de label  sur Datadock. Il est dispensé de la description des indicateurs ainsi que du téléchargement des éléments de preuve. 

Ces OF sont néanmoins encouragés à décrire les 21 indicateurs, cette description servant aux financeurs pour assurer le contrôle a posteriori du respect des engagements qualité de l’OF.

Source : Doc Cnefop de présentation de Datadock - 03/02/17

Qualité des formations : les informations enregistrées sur Datadock restent-elles confidentielles ?

​La confidentialité est tacite. Elle ne fait donc pas l’objet d’une convention.  

Datadock est un outil privé, non accessible au public, utilisé uniquement par les OPCA et les organismes de formation. Une déclaration à la CNIL a été faite.

Les informations concernant les organismes de formation seront partagés entre financeurs adhérant à Datadock. Seules les coordonnées des OF référencés seront publiées par chaque financeur sur leur site internet.

A souligner : les organismes de formation ne peuvent pas accéder aux informations enregistrées par les autres OF, donc aucune lisibilité et visibilité des offres concurrentes.
Les informations fournies sur la politique interne de l’organisme de formation restent confidentielles.
Source : Réunion Agefos/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Un organisme multi-sites peut-il déclarer dans Datadock tous ses établissements en une seule fois ?

​Oui si le numéro de déclaration d'activité est le même.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Peut-on faire des enregistrements dans Datadock pour chacun de ses établissements ?

​Oui uniquement pour les centres qui au sein d'un groupement, ont une identifité juridique différente avec des numéros de déclaration d'activité auprès de la Direccte distincts. Il y a lieu dans ce cas de faire un enregistrement par centre et de déposer les éléments de preuve pour chacun d'eux.

A l'inverse, au sein d'un groupe (ou d'une université), si les établissements ont un même numéro de déclaration d'activité (DA), il n'est à ce jour pas possible de faire une déclaration par numéro SIRET, y compris si certains ont une certification reconnues par le Cnefop.​ Il y a lieu dans ce cas de faire un seul enregistrement pour l'ensemble des centres relevant du même numéro DA.

Ce problème a été signalé aux gestionnaires de Datadock. Une modification pourrait avoir lieu, mais pas avant quelques mois.

Source : Fongecif NA - 30/03/17

Qualité des formations : un OF dont les actions préparent des certifications inscrites au RNCP doit-il renseigner Datadock ?

​Oui, y compris les centres de formation continue habilités par un organisme certificateur (ministère,...). Des modalités simplifiées peuvent parfois exister.

Les organismes concernés sont soumis aux règles de référencement comme les autres.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : pour un contrat de professionnalisation avec plusieurs organismes de formation, chaque organisme doit-il être sur Datadock ?

​Oui, et la vérification du référencement de chaque organisme s'effectue en lien avec l'OPCA.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : les CV des formateurs indépendants externes à l'OF doivent-ils être intégrés dans la CVThèque ?

​Oui ; l'OF référencé devant s'assurer que ses sous-traitants satis

Qualité des formations : comment s'assurer qu'un formateur indépendant sous-traitant a bien fait le nécessaire sur Datadock ?

​En vérifiant sur le catalogue des organismes référencés par le(s) financeur(s) de l'action. Ce catalogue est accessible sur son site internet.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : ​l’ensemble des critères et indicateurs s’appliquent pour tout achat de formation ?

Pour certains organismes de formation agréés par le ministère de la jeunesse et des sports, les procédures sont allégées auprès de leurs OPCA, mais les procédures d’inscription sur Datadock restent les mêmes.

Pour certains OPCA, dès lors que la durée de formation n’excède pas 35 heures, les procédures sont allégées et tous les critères et indicateurs ne s’appliquent pas.
Se renseigner auprès de chacun des financeurs concernés.

Source : réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Qui contrôle les documents déposés sur Datadock ?

​Le contrôle s'effectue pas les membres du GIE Datadock (c'est à dire par les financeurs adhérents : OPCA, OPACIF, etc..).

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Quelles différences et critères d'évaluation entre les financeurs ?

​Il n'y a pas de différence : il y aura une lecture commune des indicateurs des financeurs adhérant à Datadock.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : des audits sont-ils prévus ?

​Oui, les financeurs adhérents de Datadock pourront prévoir des audits, mais à ce jour les procédures de contrôle ne sont pas finalisées.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Pourquoi des politiques de contrôle différentes alors qu'il y a un outil et des indicateurs communs ?

​Le référencement est propre à chaque financeur qui apprécie à cette fin et comme il le souhaite les éléments de preuve déposés dans Datadock. Il peut demander d'autres éléments de preuve ou des précisions complémentaires.

Ainsi le contrôle des OF et des preuves données peut différer d'un financeur à l'autre. Les instances des financeurs (ex conseil d'administration des OPCA) sont seules décisionnaires des procédures de contrôle mises en place.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : des dossiers de prise en charge sont retournés pour un pb de signature mal placée sur une liste de présence, qu'en sera-t-il sur Datadock ?

​Ce formalisme obligatoire est le seul moyen pour justifier de la réalité d'une action. Cf circulaire DGEFP n°2006-10 du 16 mars 2006 - article R 964-1-7 du code du travail.

Qualité des formations : l'enregistrement sur Datadock pourra-t-il être considéré comme une certification ou un label ?

​Non. Il n'y a pas de certification ou de label Datadock. Ce n'est qu'un entrepôt de données et de preuves utilisé par les financeurs pour un référencement éventuel.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Le logo Datadock peut-il être utilisé par les OF ?

​Non, ce n'est pas préconisé ; d'autant que le dépôt de preuves dans Datadock n'entraîne pas un référencement automatique.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Datadock : Indicateurs et éléments de preuves

Qualité des formations : un nouvel organisme en cours de déclaration d’activité peut-il renseigner les informations petit à petit ?

Oui, une relation sera établie entre Datadock et le fichier des organismes déclarés géré par les Direccte (cette base s'appelle Agadir, nom provisoire du nouvel outil qui remplace Pactole).

Source : réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : les OF certifiés Cnefop sont-ils dispensés de remplir les zones consacrées aux critères Qualité ?

Les OF ayant une certification ou un label inscrit sur la liste du CNEFOP ont une procédure simplifiée sur Datadock.

Ils sont dispensés de la description des indicateurs ainsi que du 
téléchargement des éléments de preuve. Ils devront simplement fournir la preuve de leur labellisation.

Ces OF sont néanmoins encouragés à décrire les 21 indicateurs, cette description servant aux financeurs pour assurer le contrôle a posteriori du respect des engagements qualité de l’OF.

Source : Document Cnefop de présentation de datadock - 3/02/17


Qualités des formations : quel niveau d'informations faut-il enregistrer dans Datadock (actions, multi-sites, pluri-statuts...) ?

Les éléments de preuve à enregistrer concernent l’organisme de formation (toujours démontrer sa capacité à satisfaire aux critères qualité) et non pas chaque action de formation. Mais pour certaines actions, notamment lors d'un contrôle ou pour le référencement, les financeurs pourront demander des précisions complémentaires.

Ainsi les organismes de formation ne doivent pas faire figurer l’ensemble de leur offre sur Datadock (bien qu'un indicateur mentionne les programmes détaillés). La finalité reste de montrer la capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation et à élaborer ses documents. L’OF peut faire figurer un ou plusieurs exemples, mais l’exhaustivité n’est pas requise.


​L’organisme de formation doit par ailleurs apporter des éléments qualitatifs sur la capacité d’accueil, les matériels et ressources mis à disposition. Les sites délocalisés (location de salles ou sous-traitance par ex) doivent répondre aux critères de qualité indiqués selon les déclarations faites par l’organisme de formation dans Datadock.

Enfin un enregistrement dans Datadock est requis par entité juridique. Ainsi un groupe ayant des centres dotés de numéros de déclaration d'activité (ou Siren) distincts doit s'enregistrer sur Datadock pour chacun de ses centres.

Source : ARFTLV/Réunion Agefos-Pme/Constructys/Uniformation du 10 janvier 2017

Qualité des formations : sous quel format enregistrer les éléments de preuves dans Datadock ? y-a-t-il des modèles ?

​Vous pouvez les transmettre dans Datadock via une version dématérialisée (scannée) en PDF ou une page web.

Il n'y pas pour le moment de modèle mis à disposition des organismes de formation.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Peut-on ou doit-on actualiser les documents déposés dans Datadock ?

​Oui. Les organismes doivent d'ailleurs s'y engager formellement.
Attention ces modifications peuvent remettre en cause le référencement de l'organisme si elles interviennent après celui-ci.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : quelle est la durée de validité des infos enregistrées sur Datadock ?

​Les éléments de preuve enregistrés dans Datadock par les organismes de formation sont valides sans limite de temps. Cependant lors de l'enregistrement, les organismes s'engagent formellement à les actualiser au fil de l'eau, suite par exemple à un controle.

Attention, la modification des éléments enregistrés dans Datadock après référencement d'un ou plusieurs financeurs peut remettre en cause ce ou ces référencements.

Le statut d'organisme de formation ne peut être remis en cause que par un contrôle de la Direccte ou suite à une alerte d'un ou plusieurs financeurs.

Source : Datadock/ARFTLV - 10/01/17

Qualité des formations : un organisme qui organise sa formation dans les locaux d’un tiers doit-il décrire la conformité des locaux qu'il sera amené à utiliser ?

Oui, vous devez pouvoir décrire les locaux et préciser les moyens mis en œuvre pour vous assurer que les locaux de vos partenaires sont conformes aux lois et règlements en vigueur.

Source : réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Faut-il répondre aux 21 indicateurs dans Datadock ?

Datadock permet aux organismes de formation d'enregistrer les éléments de preuve pour chacun des 21 indicateurs arrêtés par les OPCA et les autres financeurs membres de Datadock.

Certains éléments de preuves peuvent ne pas être pertinents au regard par exemple de la durée ou de la nature des actions dispensées (VAE, Bilan, Formation aux Savoir être...).

Les justificatifs demandés ne sont que des éléments sur lesquels les financeurs vont se baser afin d'apprécier le respect des critères Qualité pour référencer l'organisme de formation. Ainsi, tous ne sont pas nécessairement indispensables, en particulier dans les cas évoqués ci-dessus. Le financeur pourra d'ailleurs demander d'autres éléments ou des ingformations complémentaires le cas échéant.

Il est recommandé aux organismes de formation de ne pas mettre d'éléments dont ils ne sont pas sûrs de pouvoir assurer la mise en oeuvre, et de montrer leur réalité en cas de contrôle.


Cependant, en l'état actuel de Datadock, chaque indicateur doit être renseigné. Dans l'attente d'un ajustement technique de l'outil, l'organisme peut indiquer dans le champ texte que le critère n'est pas pertinent et pourquoi, et télécharger une simple page reprenant ce texte.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : ​Un organisme ayant opté pour le régime de la micro-entreprise doit-il répondre à tous les indicateurs ?

Oui, tout organisme ayant un numéro de déclaration d'activité doit renseigner datadock. Quel que soit son statut ou son régime fiscal, dès lors qu’il y a une demande de prise en charge, il est soumis au décret qualité.

« auto entrepreneur est un régime fiscal (désormais appelé "micro-entreprise") et non pas un statut.

A noter que les organismes de formation bénéficiant d’une certification reconnue par le CNEFOP (certaines visent ces organismes) bénéficient d'une procédure allégée pour l'enregistrement sur Datadock.
Source ARFTLV/Datadock - 18/01/17

Qualité des formations : comment doit faire un organisme de bilan lorsque les preuves demandées ne concernent pas leur activité ?

​Répondre au mieux, par exemple en décrivant votre fonctionnement ou expliquer que la preuve demandée est inappropriée.
L'évaluation pour le référencement et le contrôle éventuel du financeur tiendra compte de l'activité particulière du centre de bilan.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 10/01/17

Qualité des formations : pour une FOAD, que faire sur la conformité des locaux ?

Concernant les prestations de formation ouverte et à distance (FOAD), il faut définir l’action de formation ainsi que satisfaire à l'obligation fixée aux articles L6353-1 et D6353-2 et 4 du code du travail.

L’organisme doit ainsi fournir des informations relatives aux outils et méthodologies et préciser la nature des travaux demandés, les modalités de suivi et d’évaluation spécifiques aux séquences de FOAD, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou assistance pédagogique et technique mis à disposition du stagiaire, les périodes et les lieux mis à disposition, les moyens techniques pour entrer en relation avec le stagiaire, les délais pour le suivi.

Devra être décrite en complément la nature des justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés par la formation.
Source : ARFTLV - 18/01/17

 

Qualité des formations : nos formations sont conçues avec nos partenaires. Nous n'avons pas de catalogue. Que pouvons-nous enregistrer dans Datadock ? ?

Les financeurs n'attendent pas nécessairement de "catalogues", mais un ensemble de programmes détaillés, visant à vérifier votre bonne capacité à structurer votre offre de formation. A partir de ces informations, chaque financeur constituera son propre catalogue de références, mis à disposition des entreprises et des salariés dont il finance la formation. 

Plus généralement, le décret est pour vous l'occasion de structurer votre offre de formation. Non pas seulement parce qu'il s'agit d'une obligation, mais aussi parce qu'il s'agit d'une opportunité à promouvoir votre offre.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Doit-on déposer dans Datadock tous ses catalogues de formation ou constituer un catalogue global ?

Il n'est pas nécessaire d'enregistrer tous les catalogues de formation. Un programme détaillé est suffisant. C'est la capacité à produire des catalogues qui est appréciée par les financeurs. ​

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Nous avons des politiques tarifaires différentes selon nos formations, est-ce que cela nécessite une précision pour l'indicateur 5.1 ?

​La pratique tarifaire n'amène pas d'argumentation spécifique, pour l'indicateur 5.1 (Capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation). Mais la pratique tarifaire peut-être un argument de sélection pour le financement d'une action.

Les financeurs publics et paritaires veillent à la cohérence du prix de la formation financée au regard de plusieurs éléments : la nature des besoins de formation, l’ingénierie pédagogique déployée (avec valorisation de l’innovation), tarifs pratiqués dans des conditions comparables.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/10 et décret Qualité

Qualité des formations : ​Y a-t-il un niveau de formation ou/et d'expérience exigé pour les formateurs ?

Dans Datadock, vous devez uniquement justifier de l'existence d'une CV thèque de formateurs mise à jour.
L'adéquation entre la formation que vous dispensez et l'expérience et le niveau du formateur ainsi que la communication que vous en faite relève de votre responsabilité et de votre démarche qualité.

Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Le CV des formateurs peut-il se limiter aux compétences mises en oeuvre ?

​Les CV doivent être suffisamment complets.

A noter, il n'est pas demandé d'enregistrer les CV des formateurs dans Datadock, mais de montrer la capacité de l'OF à les produire en cas de contrôle. Donc justifier de l'existence d'une CVthèque à jour suffit. Mais bien sûr les CV conservés par l'OF doivent être suffisamment complets.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : comment justifier de l’assiduité des stagiaires, notamment pour une FOAD ?

​Quelle que soit la modalité de formation (FOAD ou non), le code du travail prévoit que les OPCA peuvent demander aux employeurs ou aux prestataires de formation une copie des documents à partir desquels sont établies les attestations d'assiduité. Ces attestations doivent leur être transmises pour le règlement des frais de formation (Décret du 22 mars 2017).

Ces documents peuvent être :  

- les états de présence émargés ou tous documents et données établissant la participation effective à la formation ; 

- les documents ou données relatifs à l'accompagnement et à l'assistance des bénéficiaires par le dispensateur de la formation ; 

- les comptes rendus de positionnement et les évaluations organisées par le dispensateur de la formation qui jalonnent ou terminent la formation ; 

-  les justificatifs permettant d'attester de la réalisation des travaux demandés aux stagiaires, pour les séquences de formation ouvertes ou à distance (FOAD). 

Ces documents peuvent ainsi être mentionnés comme éléments de preuve sur le critère correspondant dans Datadock.


Co
ncernant les FOAD, il est précisé par ailleurs qu’en cas de contrôle de la réalité d’une formation par un financeur, les modalités d’assistance pédagogique et d’encadrement ainsi que les moyens mis en œuvre pour évaluer et valider les formations constituent des éléments centraux d’appréciation. 

La simple cession ou mise à disposition de supports (manuels, logiciels, cours en ligne, matériels…) à finalité pédagogique, sans accompagnement humain technique et pédagogique, n’a pas la nature d’une action. C’est une prestation de services ou de biens.

Les regroupements de stagiaires ne constituent pas une exigence du point de vue du contrôle, dès lors qu'il existe d'autres formes de suivi, d’encadrement et de contrôle de l'assiduité.

Enfin le FFFOD recommande aux organismes de formation de clarifier en amont avec les financeurs les pièces attendues en cas de contrôle. Il alerte sur le fait que « les relevés de connexion des plateformes ou des téléphones ne constituent pas un élément probatoire suffisant. Ils ne peuvent être considérés que comme un indicateur, parmi un faisceau concordant d’indices, permettant de démontrer l’assiduité du stagiaire ».

Sources : art L 6353-1, D 6353-3 et 4 du code du travail, circulaire n°2001/22 du 20 juillet 2001.


 

Qualité des formations : Sur le critère 2.2, pourra-t-il y avoir un jugement sur la démarche interne de l'OF ?

​Datadock est un site destiné à l'enregistrement des éléments de preuves des OF. Il n'a pas vocation à juger.
En revanche, chaque financeur peut valider ou pas une preuve apportée pour un critère lors de sa procédure de référencement.

Il s’agit par exemple de vérifier que les organismes de formation ont des programmes et que ceux-ci sont accessibles, mais en aucune façon il n'y aura un jugement sur la qualité des programmes et leurs contenus.
Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Que doit produire un nouvel OF concernant l'existence d'enquêtes entreprises (Critère 6.2) ?

​Vous pouvez par exemple décrire la façon dont vous allez procéder.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Pour les attestations de référents clients (preuve 4.3), où trouver le modèle fourni mentionné ?

​Vous pouvez faire une attestation simple sur papier en-tête en listant vos clients par exemple.

Pour un éventuel modèle fourni, il faut consulter les sites internet des OPCA ou vous rapprocher de votre OPCA qui vous accompagnera.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Référencement

Qualité des formations : quelles sont les procédures arrêtées par la Région ?

​A ce jour, ces procédures ne sont pas connues. Pour les actions collectives, elles ne s'appliqueraient qu'aux nouveaux marchés.

Les cahiers des charges des prochains marchés prendront en compte les exigences du décret Qualité. D'ici là les conditions de référencement par ces deux financeurs seront publiées.

Source : ARFTLV 12/01/17

Qualité des formations : quelles sont les procédures arrêtées par l'Agefiph ?

L’Agefiph a publié son catalogue des organismes de formation qu’elle a référencés. Ilo sera progressivement complété.

Cette première édition comprend les organismes attributaires des marchés de l’Agefiph ayant signé un avenant incluant le respect des dispositions du décret et des indicateurs définis par l’Agefiph visant à prendre en compte les notions d’adaptation au handicap et d’accessibilité dans chacun des 6 critères fixés par le décret (Voir les indicateurs dans le document d'engagement ci-dessous).
 
Les organismes financés via les aides individuelles à la formation seront intégrés au catalogue sur la base d’un document valant engagement de l’organisme de formation (téléchargez ce document).

Les organismes attributaires d’un marché ou financés dans le cadre d’une aide individuelle devront informer le bénéficiaire des dispositions relatives à la qualité des formations en lui remettant pour signature le document relatif à l’information des bénéficiaires.

Source : Site Agefiph - mars 2017

Qualité des formations : quels organismes peuvent être référencés par Pôle emploi ?

Sont référencés au catalogue Qualité de Pôle emploi uniquement les organismes de formation qui ont bénéficié d’un financement de Pôle emploi (marchés AFC, AIF ou POEI) dans l’année en cours ou précédente.
Les bénéficiaires d'un financement individuel (AIF, POEI) doivent également :-
- soit être titulaires d'un certificat ou label reconnu par le Cnefop
- soit avoir au moins dix répondants aux enquêtes de satisfaction de Pôle emploi sur l'année civile écoulée.

Les attributaires des marchés AFC sont réputés conformes au décret et immédiatement finançables par Pôle emploi via les bons de commande (excepté en cas de déréférencement de l’organisme).

A noter que peuvent cependant être financés au titre d'une AIF ou d'une POEI, les organismes  qui sont référencés par une Région, un OPCA/OPACIF ou l'Agefiph, ou titulaire d'une attestation de conformité délivrée par Pôle emploi. 

L'organisme pourra demander cette attestation sur www.pole-emploi.org. Elle lui sera remise à l’issue d’un contrôle sur pièces effectué par la Direction régionale sur la base des 21 indicateurs définis par les OPCA. Il lui reviendra de cocher la case correspondante dans les formulaires AIF ou POEI.

Source : Instruction Pôle emploi n°2017-16 du 19/04/17

Qualité des formations : quelle est la procédure arrêtée par le Fongecif NA ?

​Le Fongecif Nouvelle-Aquitaine est membre de Datadock. Le référencement des organismes s'effectue donc sur la base des documents enregistrés dans Datadock et au vu du récepissé Datadock.

Le Fongecif NA permet cependant aux organismes de recourir à un questionnaire en ligne pour ceux qui ne souhaitent pas utiliser Datadock. Ce questionnaire peut aider aussi à préparer le renseignement de Datadock.

Les organismes qui demandent leur référencement au Fongecif NA en utilisant ce questionnnaire (simplifié ou détaillé selon les cas) doivent le transmettre au Fongecif avec une lettre d'engagement sur la démarche qualité (téléchargeable avec le questionnaire).

A noter que le référencement au Fongecif NA ne vaut pas pour d'autres financeurs, y compris pour le Fongecif d'une autre région ou pour un autre Opacif.

Source : Fongecif NA - 31/03/17

Qualité des formations : le référencement par le Fongecif NA vaut-il pour les autres Fongecif ou Opacif ?

​Non. Chaque Fongecif et chaque Opacif a sa propre politique de référencement. Il est nécessaire de suivre la procédure de référencement de chaque Opacif ou Fongecif.

Ainsi bien qu'il y ait des échanges d'information entre les membres de Datadock et au sein du réseau des Fongecif, les organismes de formation doivent être référencés par chaque financeur de ses actions, selon les procédures arrêtés par ceux-ci.

Source : Fongecif NA - 31/03/17

Qualité des formations : la détention d'un label ou d'une certification Qualité est-elle obligatoire ?

​Le Cnefop a élaboré une liste de labels et certifications dont la détention facilite le référencement des organismes de formation par les financeurs. La détention d'un label ou d'une certification Qualité​ n'est pas obligatoire, sauf exigence particulière d'un financeur.

Concernant les financeurs utilisant Datadock (OPCA, ...), la détention d'un label ou d'une certification inscrit sur la liste du Cnefop donne une présomption de qualité. Les organismes certifiés ou labellisés bénéficient d'un accès simplifié au référencement sur Datadock : ils doivent décrire la manière dont ils répondent à chaque indicateur, sans avoir à télécharger les éléments de preuve liés aux indicateurs. Ils doivent par contre fournir la preuve de leur labellisation.

Source : ARFTLV/Datadock 17/01/17

Qualité des formations : Quel intérêt pour l'OF à maintenir une démarche Qualité ?

​Une démarche de certification est toujours un plus car elle permet de réfléchir sur son organisation et de la structurer. Néanmoins l'organisme de formation n'est pas tenu de disposer d'une certification reconnue par le CNEFOP pour pouvoir être référencés par un financeur.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : Une certification reconnue sera-t-elle obligatoire à terme ?

​Non. La réglementation ne l'impose pas.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

L'enregistrement DPC est-il un label Qualité pour les acheteurs de formation ?

Non, l'Agence du DPC (Développement personnel continue) ne délivre pas de label lorsque l'organisme est enregistré.
Source :  ADPC - décembre 2016
 

Qualité des formations : les OF ayant des accords de partenariat avec les financeurs sont-ils dispensés de référencement ?

​Non tous les organismes de formation sont concernés de la même façon. Un accord de partenariat conclu avec un financeur ne dispense pas du référencement Qualité et ainsi de la procédure d'appréciation de la qualité des formations, en particulier de l'enregistrement des preuves dans Datadock si le financeur est un Opca. Il n'est pas prévu de référencement automatique, y compris en cas de détention d'un label ou d'une certification figurant sur la liste du Cnefop.

Source : Datadock - 9/01/17

Qualité des formations : le référencement et l'enregistrement dans Datadock sont-ils payants ?

Non, c’est entièrement gratuit.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Y-a-t-il des points plus importants que d'autres pour le référencement ?

Les financeurs doivent s’assurer de capacité des OF à dispenser une prestation de qualité en évaluant chacun des 6 critères fixés par le décret selon la méthode d'évaluation de leur choix.

Pour les financeurs qui ont décidé de s'appuyer sur Datadock pour faire leur propre évaluation au vu des éléments de preuves déposés dans cet outil, tous les indicateurs doivent être renseignés et il n’existe pas de spécificité et de hiérarchisation des indicateurs qualité.

Source : réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : Faut-il demander le référencement de son organisme ?

​Le référencement est une décision du financeur effectué à l'occasion d'une demande de financement d'une action de formation (sous réserve des modalités qui seront arrêtées dans le cadre des marchés publics).
Certains financeurs peuvent cependant permettre aux OF d'entreprendre, de façon anticipée, la démarche conduisant au référencement. A ce titre, on peut parler de demande de référencement.
Ainsi, pour les OPCA et autres membres de Datadock, le référencement de l'organisme de formation n'interviendra, s'il n'est pas déjà fait, que si une demande de prise en charge est faite au financeur concerné.

A partir du 1er juillet 2017, les éléments de preuves devront préalablement avoir été enregistrés dans Datadock.  C'est au vu de ces éléments et le cas échéant des réponses à d'autres demandes, que la décison de référencement sera prise. Avant cette date, les organismes qui n'auraient pas fait ces enregistrements devront s'engager à le faire.

Source : ARFTLV - 9/02/17

Qualité des formations : Faut-il être référencé auprès de chaque financeur ?

​Chaque financeur doit vérifier la capacité de l'organisme de formation à satisfaire aux critères Qualité. Chaque financeur évalue à cette fin les organismes qu'il finance et doit référencer ceux qu'il estime répondre aux exigences Qualité.

Ainsi un même organisme sera évalué par chacun des financeurs de ses actions.

La base Datadock mise en place par certains financeurs (OPCA...) n'est qu'un outil commun capitalisant des éléments de preuve des organismes ; outil sur lequel chaque financeur (adhérant à Datadock) s'appuyera pour évaluer l'organisme et le référencer.

Source : ARFTLV - 10/01/17

Qualité des formations : un référencement commun est-il possible pour un OF multi-sites

Pour un même financeur, un référencement est nécessaire pour chaque centre doté d'un numéro​ de déclaration d'activité distinct.

Ainsi chacun de ces centres doit renseigner Datadock en cas de financement par un financeur adhérant à cet outil. Le référencement est effectué ensuite par chaque OPCA.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : quelle est la durée de validité du référencement ?

​Le référencement d'un organisme est valable pour une durée déterminée par le financeur qui a effectué le référencement. La durée de validité peut donc être différente selon les financeurs.

Certains OPCA ont par exemple fixé cette durée à 3 ans. D'autres sans limite de temps.

D'autres circonstances peuvent par ailleurs conduire au retrait du référencement d'un organisme :
- décision unilatérale du financeur
- retrait du numéro de déclaration d'activité, suite à un contrôle de la Direccte ou après une année d'inactivité (BPF nul)
- en cas de modification des éléments sur lesquels la décision de référencement s'est appuyée (par exemple les élements de preuves enregistrées dans Datadock).

Source : ARFTLV - 10/01/17

Qualité des formations : Que se passe-t-il en cas de retrait d'une certification ou d'un label ?

​Le Cnefop avait inscrit la certification "AFAQ ISO 9001 : 2008" sur sa liste des labels et certifications conformes au décret Qualité. 

Mais le  Bureau du CNEFOP a décidé en février 2017 de suspendre cette certification de sa liste et a  invité AFNOR certification à se rapprocher du COFRAC pour faire valider l’ensemble des certificats qu’il délivre dans le cadre de la portée de son accréditation ISO 9001.

Les organismes détenteurs de cette certification sont, suite à cette décision, dans l'obligation de suivre la procédure d'enregistrement détaillée dans Datadock, voire de refaire une demande de référencement auprès de leurs financeurs ; le référencement éventuellement déjà fait étant caduc s'il a été réalisé au vu de la certification AFAQ 2008.

Il en serait de même si la certification "Cnefop" détenue par un OF vient à expiration.

Source : Fongecif - 31/03/17

Qualité des formations : le déréferencement d'un OF par un financeur s'étendra-t-il aux autres ?

​Le déréférencement par un financeur peut intervenir par exemple suite à un contrôle. Il sera propre à chaque financeur. Les raisons peuvent ne pas être partagées par les autres financeurs.

Les financeurs adhérents de Datadock pourront cependant avoir cette information et apprécier si le référencement qu'ils ont fait doit être remis en cause.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : comment un OF sait s'il a été référencé ? Faut-il le demander ?

​La procédure peut différer selon les financeurs. Dans tous les cas, la liste des organismes référencés est publiée sur le site internet du financeur.

Source : ARFTLV - 9/01/17

Qualité des formations : où trouver les catalogues des organismes référencés par les financeurs ?

​La réglementation impose à chaque financeur de mettre à disposition du public son catalogue de référencement des organismes qui satis

Financement

Qualité des formations : ​Pour une demande d'aide financière pour 2017, envoyée fin 2016, devons-nous compléter le dossier ?

Si votre dossier relatif à une formation 2017 a été adressé avant le 31/12/2016, il n'est pas nécessaire de fournir (aux OPCA) de documents complémentaires.

Le décret qualité ne s'applique qu'à compter du 01/01/2017 et pour les dossiers reçus après cette date. Par ailleurs, les OF bénéficient d'une période de transition jusqu'au 30/06/2017 pour s'enregistrer sur Datadock.

Source : Réunion Agefos-PME/Constructys/Uniformation du 10/01/17

Qualité des formations : le référencement de l'OF va-t-il accélérer son remboursement ?

​Les délais de règlement sont propres à chaque financeur. Le dépôt de preuves dans Datadock ou le référencement de l'organisme n'ont pas systématiquement de conséquences sur ces délais.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : les contrôles vont-ils augmenter les délais de prise en charge des Opca ?

​En principe non pour les OF avec lesquels les OPCA ont l'habitude de travailler. La procédure sera probablement plus longue pour les nouveaux OF.

Source : Agefos-PME/Constructys/Uniformation - 13/02/17

Qualité des formations : à quelle date les financements des OPCA seront conditionnés par l'enregistrement dans Datadock ?

​Bien que le décret qualité s'applique depuis le début de l'année 2017, une période de transition est prévue par les OPCA du 1er janvier au 30 juin 2017 pour éviter un blocage du système et leur permettre d'accompagner les organismes de formation dans le processus de référencement.

Pendant cette période, les actions de formation continueront donc à être financées par les OPCA, quelle que soit leur date de fin, et que l’organisme de formation soit inscrit sur Datadock ou pas. Cette période de transition ne vaut que pour les actions qui démarrent avant le 30 Juin. L'organisme de formation devra cependant s’engager à renseigner Datadock.

Pour celles qui démarrent après le 30 Juin 2017, les prestataires de formation devront être référencés par le ou les OPCA concernés pour que les actions qu'ils dispensent soient prises en charge, quel qu'en soit le cadre (Plan de formation, période de pro. alternance, CPF...).​

A chaque demande de financement, l'OPCA vérifiera si le prestataire a bien enregistré ses éléments de preuve sur Datadock pour le référencer et  prendre éventuellement en charge ses actions de formation selon ses règles financières. A défaut, l'organisme de formation devra s'inscrire avant le démarrage de l'action ou avant l’engagement des fonds.

Source : Datadock/OPCA - 16/01/17

Qualité des formations : le référencement de l'organisme garantit-il la prise en charge de ses actions?

​Non, le référencement n'est qu'une condition pour une éventuelle prise en charge. 

Ainsi, au-delà du respect des critères Qualité, les financeurs continuent de fixer leurs priorités et critères de prise en charge. Leurs disponibilités financières peuvent aussi les conduire à suspendre ou interrompre le financement de formations dans le cadre d'un dispositif.

De même, la détention d'un label (liste Cnefop) n'assure en rien la prise en charge d'une action de formation.

Source : ARFTLV 2016

Qualité des formations : Les actions financées sur les cotisations volontaires ou conventionnelles sont-elles concernées ?

Oui, toutes les actions de formation prises en charge en tout ou partie par les OPCA sont concernées, que les fonds soient issus des cotisations fiscales obligatoires des employeurs, de cotisations conventionnelles (fixées par accord de branche) ou de cotisations volontaires à l'OPCA.

Source : Q/R DGEFP - Janvier 2016

 

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